Tietosuoja

Voimassa alkaen: elokuu 2023

Henkilötietojesi suojaaminen on meille ensisijaisen tärkeää. Niinpä me BayWa r.e. renewable energy GmbH:ssa ja sen tytäryhtiöissä (jäljempänä ”BayWa r.e.”) käsittelemme henkilötietojasi (jäljempänä ”tiedot”) ainoastaan sen mukaan, mitä lainsäädännössä määrätään. Tässä tietosuojailmoituksessa pyrimme antamaan sinulle kaikki tiedot siitä, miten tietojasi yhtiössämme käsitellään ja mihin tietosuojaa koskeviin vaateisiin ja oikeuksiin olet oikeutettu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Kuka vastaa tietojen käsittelystä ja keneen voin ottaa yhteyttä?

Tietojen käsittelystä vastaa novotegra GmbH, Eisenbahnstraße 150, 72072 Tübingen, email: info(at)novotegra.com, tel.: +49 7071 98987-0.
novotegra GmbH tietosuojavastaavaan saa yhteyden edellä mainitussa osoitteessa tai sähköpostitse osoitteessa: data-protection-officer(at)baywa-re.com.

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä lähteistä ne ovat peräisin?

Käsittelemme tietoja, joita saamme sinulta liikesuhteiden aloittamisen ja ylläpitämisen yhteydessä. Lisäksi käsittelemme tietoja, joita olemme oikeutetusti saaneet luottotietoyhtiöiltä, velkojia suojaavilta järjestöiltä, julkisesti saatavilla olevista lähteistä (esim. yritys- ja yhdistysrekisterit, maarekisterit, media) sekä muilta kanssamme pitkään liikesuhteissa olleilta yrityksiltä.

Kyseisiin henkilötietoihin sisältyvät seuraavat tiedot:

Perustiedot/yhteystiedot, kuten

yksityisasiakkaiden osalta etu- ja sukunimet, osoite, yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero, faksinumero), syntymäaika, toimitettujen henkilöllisyysasiakirjojen tiedot (henkilökortin kopio), pankkitiedot
yritysasiakkaiden ja toimittajien osalta laillisen edustajan nimi, yrityksen nimi, kaupparekisterinumero, ALV-tunniste, yrityksen numero, osoite, yhteyshenkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, faksinumero), pankkitiedot.

Lisäksi käsittelemme seuraavia muita henkilötietoja:

liikesuhteemme tyyppiä ja sisältöä koskevat tiedot, kuten sopimustiedot, tilaustiedot, myynti- ja kuittitiedot, asiakas- ja toimittajahistoria, konsultointiasiakirjat, ajoneuvotiedot
taloudellista tilannettasi koskevat tiedot (esimerkiksi luottokelpoisuutta koskevat tiedot)
markkinointi- ja myyntitiedot
dokumentointitiedot (esimerkiksi konsultointipöytäkirjat), kuvatiedot
BayWa r.e:n kanssa toteuttamistasi sähköisistä tapahtumista peräisin olevat tiedot (esimerkiksi IP-osoite, kirjautumistiedot)
muut tiedot, joita olemme saaneet sinulta liikesuhteemme aikana (esim. asiakastapaamisissa)
tiedot, joita tuotamme itse perustiedoista/yhteystiedoista ja muista tiedoista esimerkiksi asiakasvaatimuksia ja asiakaspotentiaalia koskevien analyysien avulla
dokumentaatio, joka koskee ilmoitustasi suostumuksesta esimerkiksi uutiskirjeiden vastaanottamiseen
videovalvontajärjestelmien kuvatiedot
julkisissa tilaisuuksissa otetut valokuvat.

3. Mitä tarkoituksia varten ja millä oikeusperusteella tietoja käsitellään?

Käsittelemme tietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä Saksan liittotasavallan vuoden 2018 tietosuojalain (BDSG) tällä hetkellä voimassa olevan version säännösten mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
Sopimukseen perustuvien velvoitteiden noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)
Tietojasi käsitellään tuotteidemme ja palveluidemme myyntiä ja toimittamista varten, hankintaan ja logistiikkaan liittyviin tarkoituksiin sekä toimittajien ja asiakkaiden hallintaa ja analysointia varten. Tietoja käsitellään erityisesti liikesuhteiden aloittamisen ja ylläpitämisen yhteydessä sekä sopimusten täytäntöön panemiseksi esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

asiakastilin tai toimittajatilin luominen ja hallinnointi
tilausten toimittaminen
asiakaskorttien hallinnointi
palkintokilpailuihin osallistuminen
tietojen lähettäminen esimerkiksi luettelon pyytämisen yhteydessä.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta)
Tietojasi on käsiteltävä erilaisten lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Kyseisiä velvoitteita sisältyy esimerkiksi Saksan kauppalakiin sekä vero- ja maksulakiin, rahanpesua koskeviin säädöksiin ja tuotekohtaisiin säädöksiin, kuten vaarallisia aineita koskevaan asetukseen.

Oikeutettujen etujen toteuttaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)
Etujen tasapainottamiseksi tietoja saatetaan käsitellä laajemmin kuin mitä sopimuksen täytäntöönpano edellyttää, jos tämä on tarpeen omien oikeutettujen etujemme tai kolmansien osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tietoja voidaan käsitellä oikeutettujen etujen toteuttamiseksi esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

luottotietoyhtiöiden ja velkojia suojaavien järjestöjen konsultointi ja tietojen vaihto niiden kanssa luottokelpoisuuden määrittämiseksi sekä konsernin laajuisen luottokelpoisuustietokannan ylläpitämiseksi yhteisten asiakkaiden taloudellisten vastapuoliriskien tunnistamista varten
mainonta tai markkinointi
liikkeenjohtoon sekä palveluiden ja tuotteiden edelleenkehitykseen liittyvät toimenpiteet
konsernin laajuisen asiakastietokannan ylläpito asiakaspalvelun parantamiseksi
toimenpiteet BayWa r.e:n toimipaikkojen suojaamiseksi sopimusten vastaiselta tai laittomalta toiminnalta (esimerkiksi kulunvalvonta, videovalvonta)
oikeustoimiin liittyvät tilanteet.

Tietojen käsittely antamasi suostumuksen perusteella (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta)
Jos olet antanut meille suostumuksesi tietojesi käsittelyyn, tietoja käsitellään suostumusilmoituksessa määritettyihin tarkoituksiin ja suostumusilmoituksessa sovitussa laajuudessa. Esimerkiksi uutiskirjeemme vastaanottamista varten annettu suostumus on mahdollista peruuttaa milloin tahansa tulevin vaikutuksin. Ota sitä varten yhteyttä kohdassa 1 mainittuun tahoon.

4. Henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksiin
Käytämme tietojasi myös viestiäksemme kanssasi tilauksistasi, tietyistä tuotteista tai markkinointikampanjoista sekä suositellaksemme sinulle tuotteita tai palveluita, joista voisit olla kiinnostunut.
Voit vastustaa henkilötietojesi käyttöä markkinointitarkoituksiin koska tahansa joko kokonaan tai tiettyjen toimenpiteiden osalta. BayWa r.e. ei peri vastustuksen ilmaisemisesta maksua. Ota sitä varten yhteyttä kohdassa 1 mainittuun tahoon.

Sähköpostitse annettavat tuotesuositukset
Saksan vilpillisen kilpailun vastaisen lain 7 §:n 3 momenttiin sisältyvien lakisääteisten edellytysten mukaisesti BayWa r.e. on oikeutettu käyttämään tuotteen tai palvelun tilauksen yhteydessä antamaasi sähköpostiosoitetta omien vastaavien tuotteidensa tai palveluidensa suoramarkkinointiin. Saat meiltä kyseisiä tuotesuosituksia riippumatta siitä, oletko tilannut uutiskirjeen vai et.

Jos et enää halua saada meiltä tuotesuosituksia sähköpostitse, voit vastustaa osoitteesi käyttöä kyseiseen tarkoitukseen koska tahansa. Vastustuksen ilmaisemisesta aiheutuvat ainoastaan tavanomaiset tiedonsiirtomaksut. Ota sitä varten yhteyttä kohdassa 1 mainittuun tahoon. Jokaiseen sähköpostiviestiin sisältyy luonnollisesti linkki, jonka kautta viestien tilauksen voi lopettaa.

Uutiskirje
Sovellamme uutiskirjeen lähettämiseen niin sanottua kaksinkertaista opt-in-menettelyä. Näin ollen lähetämme uutiskirjeemme sähköpostiosoitteeseesi ainoastaan, jos olet nimenomaisesti etukäteen vahvistanut, että haluat meidän aktivoivan uutiskirjepalvelun. Vahvistuksesi jälkeen lähetämme sinulle asiasta ilmoituksen ja pyydämme sinua vahvistamaan uudelleen, että haluat saada uutiskirjeemme, sähköpostiviestissä olevaa linkkiä klikkaamalla.
Jos myöhemmin päätät, ettet enää halua saada meiltä uutiskirjeitä, voit vastustaa niiden lähettämistä koska tahansa. Vastustuksen ilmaisemisesta aiheutuvat ainoastaan tavanomaiset tiedonsiirtomaksut. Tätä varten riittää kirjallinen ilmoitus kohdassa 1 mainitulle taholle. Jokaiseen uutiskirjeeseen sisältyy luonnollisesti myös linkki, jonka kautta uutiskirjeiden tilauksen voi lopettaa.

5. Luottokelpoisuutta koskevien tietojen käsittely

Tietojen siirtäminen SCHUFA-luottotietoyhtiölle
BayWa r.e. siirtää keräämiään liikesuhteiden hakemista, toteuttamista ja päättämistä koskevia henkilötietoja sekä sopimusten vastaista tai petollista toimintaa koskevia tietoja kanssasi solmittujen sopimussuhteiden puitteissa seuraavalle taholle: SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden. Tietojen siirron oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta. GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan perustuvia siirtoja saa tehdä ainoastaan, kun tämä on tarpeen BayWa r.e:n tai kolmansien osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi ja kun siirrot eivät syrjäytä rekisteröidyn henkilötietojen suojaa edellyttäviä etuja tai perusoikeuksia ja vapauksia. Tietoja vaihdetaan SCHUFAn kanssa myös asiakkaiden luottokelpoisuuden tarkastamista koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi (Saksan siviililakikirjan 505a ja 506 §). SCHUFA käsittelee saamiaan tietoja ja käyttää niitä profiilien laatimiseen (luottopisteytykseen) tarjotakseen sopimuskumppaneilleen Euroopan talousalueella, Sveitsissä ja tarvittaessa muissa kolmansissa maissa (edellyttäen, että Euroopan komissio on tehnyt kyseessä olevasta maasta tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen) tietoja esimerkiksi yksilöiden luottokelpoisuuden arviointia varten. Lisätietoja SCHUFAn toiminnasta saa sen GDPR:n 14 artiklan mukaisesta tietolomakkeesta tai verkosta osoitteesta www.schufa.de/datenschutz.

Tietojen siirtäminen muille luottotietoyhtiöille
BayWa r.e. käyttää luottotietojen hankkimiseen myös seuraavia luottotietoyhtiöitä, kun sillä on siihen oikeutettu etu: Bisnode Deutschland GmbH, Robert-Bosch-Straße 11, 64293 Darmstadt, Coface Central Europe Holding AG, Stubenring 24, A-1010 Wien, CRIF Bürgel GmbH, Radlkoferstraße 2, 81373 München, Creditreform, Machtlfinger Straße 13, 81302 München, EOS Deutschland GmbH, Gottlieb-Daimler-Ring 7–9, 74906 Bad Rappenau.

Konsernin laajuisen luottokelpoisuustietokannan ylläpito
Jos olemme lain sallimissa rajoissa hankkineet sinua koskevia luottokelpoisuustietoja (esimerkiksi luottotietoyhtiöltä), tallennamme ne järjestelmään, johon BayWa-konsernin luotonhallintaan osallistuvilla yhtiöillä on pääsy. Tarkoituksena on helpottaa yhteisten asiakkaiden tapahtumien käsittelyä sekä tunnistaa taloudellisia vastapuoliriskejä. Luottokelpoisuustietokantaa käytetään ainoastaan, jos kyseessä olevalla konsernin yhtiöllä on siihen oikeutettu etu.

6. Ketkä tietojani saavat?
Vaikka käyttäisimmekin tilausten käsittelyn yhteydessä ulkopuolista palveluntarjoajaa, vastaamme edelleen tietojesi suojaamisesta. Kaikki toimeksisaajat ovat sopimuksen mukaan velvollisia käsittelemään tietojasi luottamuksellisesti ja ainoastaan palveluiden toimittamisen edellyttämässä laajuudessa. Käyttämämme toimeksisaajat saavat tietojasi, jos tämä on tarpeen toimeksisaajien palveluiden toteuttamiseksi. Toimeksisaajia ovat esimerkiksi tietoteknisten palveluiden tarjoajat, joita tarvitsemme ylläpitämään ja turvaamaan tietoteknistä järjestelmäämme, sekä mainosten ja osoitteiden julkaisijat mainoskampanjoitamme varten.

Tietojasi käsitellään BayWa AG:n ja sen tytäryhtiöiden, kuten BayWa r.e:n, asiakastietokannoissa. Kyseiset asiakastietokannat tukevat pyrkimyksiä olemassa olevien asiakastietojen laadun parantamiseen (kaksoiskappaleiden poisto, muuttaneiden/kuolleiden asiakkaiden merkintä, osoitteiden korjaus) sekä mahdollistavat tietojen kartuttamisen julkisista lähteistä peräisin olevilla tiedoilla. Tiedot asetetaan BayWa-asiakastietokantaan osallistuvien BayWa-konsernin yhtiöiden (osallistuvat yhtiöt) saataville, ja niitä voidaan käyttää yksilöllisiä suoramarkkinointikampanjoita (esimerkiksi uutiskirjeet), kohdennettua verkkomarkkinointia sekä yksilöllistä verkkokaupan suunnittelua varten.

Asiakastietokannan ansiosta samoja asiakkaita palvelevien osallistuvien yhtiöiden pitäisi voida käyttää kyseisiä asiakkaita koskevia tietoja organisaatioiden rajat ylittävästi. Tämän menettelyn tarkoituksena on tarjota asiakkaille aina mahdollisimman ajantasaisia ja merkityksellisiä tietoja. Asiakkaiden kiinnostuksenkohteiden käsittely on GDPR:n 4 artiklassa tarkoitettua profilointia, mutta automaattista päätöksentekoa ei tapahdu. Asiakastiedot tallennetaan kunkin yhtiön osalta erikseen, ja BayWa AG toimii palveluntarjoajana yksittäisille osallistuville yhtiöille.

Seuraavan linkin takana on yleiskatsaus BayWa AG konsernin yhtiöistä: https://www.baywa.com/en/group/at_a_glance/group_companies/

Jos tarjous tehdään tai myynti suoritetaan valmistajaportaalien kautta, antamasi tiedot käsitellään suoraan valmistajan portaalissa.

Tietojasi voivat saada myös viranomaiset ja tuomioistuimet sekä ulkopuoliset tarkastajat, jos siihen on lakisääteinen velvoite tai jos se on tarpeen oikeustoimiin liittyvissä tilanteissa.

Lisäksi tietojasi voivat saada sopimusten tekemistä ja täytäntöönpanoa varten vakuutusyhtiöt, pankit, luottotietoyhtiöt ja palveluntarjoajat, ja hankkeiden myynnin yhteydessä niitä voivat saada myös sijoittajat.

7. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Käsittelemme tietojasi liikesuhteen päättymiseen saakka, sovellettavien (esimerkiksi Saksan kauppalain tai vero- ja maksulain mukaisten) takuuajan, vanhentumisajan ja lakisääteisen säilyttämisajan päättymiseen saakka tai sellaisten oikeudenkäyntien päättymiseen saakka, joissa tietoja tarvitaan todisteena.

Videovalvonnan osalta kuvatiedot poistetaan tavallisesti seitsemän päivän kuluttua.

8. Työnhakijoiden tietojen käsittely

Kun lähetämme hakemuksesi työpaikkaportaaliin, tallennamme henkilötietosi turvalliseen käyttöympäristöön suojataksemme niitä häviämiseltä ja väärinkäytöltä. Tietojesi käsittelystä vastaa se BayWa r.e. konsernin yhtiö, josta haet työtä käyttämässämme työnhakijoiden hallintajärjestelmässä.

Kyseisen yhtiön yhteystiedot käyvät ilmi BayWa r.e:n työpaikkaportaalissa olevasta työpaikkailmoituksesta.

8.1. Mitä tietoja käsitellään ja mistä lähteistä tiedot ovat peräisin?

Käsittelemme hakuprosessin yhteydessä erityisesti seuraavia henkilötietoryhmiä:

perustiedot (esim. nimi, syntymäaika, kansallisuus, asuinpaikka)
asiakirjat (esim. todistukset, ansioluettelo)
koulutushistoria (esim. (korkea-asteen) koulutusta koskevat tiedot, ammattipätevyydet)
kirjanpitotiedot (esim. pankkitiedot hakemisesta aiheutuneiden kustannusten korvaamista varten)
viestintätiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero)
tietoteknisten järjestelmien käytöstä syntyvät lokitiedot.

Käsiteltäviin tietoihin voi yksittäistapauksissa sisältyä myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 9 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveyttä, uskonnollista vakaumusta tai ammattiliiton jäsenyyttä koskevia tietoja, jos annat meille kyseisiä tietoja hakemuksesi yhteydessä.

8.2. Mitä tarkoituksia varten ja millä oikeusperusteella tietojani käsitellään?
Käsittelemme henkilötietojasi GDPR:n, kansallisten tietosuojalakien ja muiden asiaa koskevien kansallisten lakien mukaisesti.

Tietoja käsitellään hakuprosessin toteuttamiseksi sekä työsuhteen aloittamiseksi ja solmimiseksi sen BayWa r.e. konsernin yhtiön kanssa, josta olet hakenut työtä.

Hakuprosessin toteuttamisen oikeusperusteena on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta yhdessä sellaisten kansallisten säännösten kanssa, jotka koskevat sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamista työsuhteen solmimiseksi. Saksassa lainsäätäjä on antanut GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan lisäksi seuraavan säännöksen: tietosuojalain (BDSG) 26 § – tietojen käsittely työhön liittyviin tarkoituksiin.

Siltä osin kuin erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään, tämä tehdään GDPR:n 9 artiklan 2 kohdan b alakohdan nojalla. Jos työ, johon olet hakenut, edellyttää terveystietojen käsittelyä työkykysi arviointia varten, tämä tehdään GDPR:n 9 artiklan 2 kohdan h alakohdan sekä asiaa koskevien kansallisten säännösten nojalla.

8.3. Miten hakuprosessi toimii?
Voit hakea BayWa r.e:n järjestelmässä julkaistua avointa työpaikkaa suoraan syöttämällä tietosi työpaikkailmoituksen hakemuslomakkeeseen. Tietojen manuaalisen syöttämisen lisäksi sinulla on mahdollisuus siirtää tiettyjä perustietoja XING- tai LinkedIn-profiilistasi sekä käyttää ansioluettelon jäsennystä hakemuslomakkeeseen.

Pidämme sinut sähköpostitse ajan tasalla hakemuksesi käsittelyn tilanteesta. Saatamme kysyä sinulta osana hakuprosessia, voimmeko lähettää hakuasiakirjasi eteenpäin muihin profiiliisi sopiviin avoimiin työpaikkoihin – mahdollisesti myös muihin BayWa r.e. konsernin yhtiöihin – tai sisällyttää ne hakijapooliimme.

Jos olet osoittanut kiinnostusta tarjoamiimme työmahdollisuuksiin BayWa r.e:n työpaikkaportaalissa, saatamme kysyä sinulta, voimmeko lähettää hakuasiakirjasi BayWa r.e:n avoimiin työpaikkoihin. Jos osaamistasi ja toiveitasi vastaavaa tehtävää ei ole tarjolla hakemuksen hetkellä, sinut voidaan sisällyttää hakijapooliimme, kunhan olemme saaneet siihen hyväksyntäsi.

BayWa r.e:lle paperimuodossa tai sähköpostitse lähetettyjä hakemuksia, joissa viitataan hakuprosessiin, ei hyväksytä. Tietoja ei siirretä työnhakijoiden hallintajärjestelmään. Näin ollen paperimuotoiset hakemukset hävitetään heti tietosuojan periaatteiden mukaisesti ja sähköpostitse lähetyt hakemukset poistetaan heti. Tästä poiketaan silloin, kun hakemus on vastaanotettu paperimuodossa tai sähköpostitse erityisen tilaisuuden vuoksi (esim. tutustuminen alan messuilla). Tässä tapauksessa tietosi siirretään työnhakijoiden hallintajärjestelmään. Edellä kuvattu prosessi pätee myös tämäntyyppisiin hakemuksiin.

8.4. Ketkä tietojani saavat?
Hakemuksen kohteena olevan BayWa r.e. konsernin yhtiön sisällä henkilötietoihisi pääsevät käsiksi ainoastaan hakuprosessiin osallistuvat tahot (esim. päälliköt, henkilöstöosasto, erikoisala, työntekijöiden edustajat) edellä mainittuja tarkoituksia varten. Jos hakuprosessiin osallistuvat henkilöt kuuluvat toiseen BayWa r.e. konsernin yhtiöön, tietosi voidaan yksittäistapauksissa siirtää kyseisille henkilöille.

Käytämme palveluntarjoajia sopimukseen perustuvien ja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Olemme tehneet kyseisten palveluntarjoajien kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset, jos palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Käytämme työntekijöiden hallintaan ohjelmistoratkaisua, jonka toimittaja on henkilötietojen käsittelijänämme toimiva rexx systems GmbH, Süderstraße 75-79, 20097 Hampuri.

8.5. Siirretäänkö henkilötietoja kolmansiin maihin?
Kun työtä haetaan Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisesta BayWa r.e. konsernin yhtiöstä, tietoja siirretään GDPR:n 49 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla, ellei muita asianmukaisia tietosuojatakeita ole.

Käyttämämme rexx systems GmbH:n työnhakualustan datakeskus sijaitsee Saksassa.

8.6. Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Meidän on säilytettävä tietojasi kuuden (6) kuukauden ajan, jotta voimme täyttää hakemuksen asianmukaista käsittelyä koskevat lakisääteiset vaatimuksemme ja pystymme vastaamaan hakemukseesi ja/tai sen hylkäämiseen liittyviin kysymyksiin.
Henkilötietosi poistetaan kuuden (6) kuukauden kuluttua hakuprosessin päättymisestä eli siitä, kun olet saanut meiltä työhakemustasi koskevan hyväksynnän tai hylkäyksen. Hakemuksista luodaan anonyymejä runkotietoja tilastollisiin tarkoituksiin.

Jos olet suostunut tulla lisätyksi hakijapooliimme, tietojasi säilytetään ja käsitellään siellä 12 kuukauden ajan. Tämän jälkeen henkilötietosi poistetaan.

Jos sinulle on ehdotettu jonkin BayWa r.e. konserniin kuuluvan yhtiön avointa työpaikkaa ja olet suostunut tulla lisätyksi siihen liittyvään hakuprosessiin, tietosi siirretään kyseessä olevalle yhtiölle. Henkilötietoihisi sovelletaan edellä mainittua säilytysaikaa, joka on kuusi (6) kuukautta hakuprosessin päättymisen jälkeen. Jos hakuprosessista ei seuraa rekrytointia tai jos et suostu tulla lisätyksi hakuprosessiin, tietosi siirretään takaisin hakijapooliimme. Kummassakin tapauksessa henkilötietojasi säilytetään 12 kuukauden ajan alkaen siitä, kun sinut alun perin lisättiin hakijapooliin, minkä jälkeen ne poistetaan.

9. Sähköpostitse tapahtuva viestintä
Huomaa, että salaamattomien sähköpostiviestien lähettämistä on pidettävä turvattomana, sillä luvattomat henkilöt voivat huomata sähköpostiviestin sisällön ja tietyissä olosuhteissa manipuloida sitä. Näin ollen pyydämme, ettet lähetä arkaluontoisia tietoja sähköpostitse, kun viestit kanssamme. Käytä hakemiseen hakijaportaaliamme, sillä sen kautta hakemusasiakirjasi siirtyvät turvallisesti. Jos arkaluontoisten tietojen lähettäminen sähköpostitse on välttämätöntä, käytä sisällön salauspalvelua.

10. Mitä tietoja verkkosivustolla vierailun yhteydessä kerätään?

10.1. Yleistä tietoa evästeiden käytöstä
BayWa r.e. käyttää verkkosivustollaan evästeitä ja pikseleitä (jäljempänä ”evästeet”). Evästeet ovat pieniä teksti- tai kuvatiedostoja, joita selaimesi tallentaa päätelaitteellesi (tietokoneelle, tabletille, älypuhelimelle tai vastaavalle) tiettyjen tietojen tallentamiseksi, jos käyt verkkosivustollamme kyseisellä laitteella. Selaimesi hyväksyy evästeet, ja niitä käytetään laitteesi tunnistamiseen.

Käytämme evästeitä tehdäksemme verkkosivustostamme käyttäjäystävällisen. Päätelaitteellasi tunnistetaan sitä varten vain eväste. Henkilötietoja tallennetaan ainoastaan, jos olet antanut siihen nimenomaisen suostumuksesi tai jos se on ehdottoman välttämätöntä pyytämiesi palveluiden käyttämiseksi.

Jotkut evästeet pysyvät tallennettuina päätelaitteellesi niin kauan, kunnes poistat ne. Niiden ansiosta pystymme tunnistamaan selaimesi uudelleen seuraavan vierailusi yhteydessä. Jos et halua näin tapahtuvan, voit tehdä selaimeesi sellaiset asetukset, että se tiedottaa sinua evästeiden asettamisesta ja sallii sen vain yksittäistapauksissa. Evästeiden poistaminen käytöstä voi kuitenkin rajoittaa verkkosivustomme toimintaa.
Seuraavassa on kuvaus BayWa r.e:n verkkosivustollaan käyttämien evästeiden laajuudesta ja toiminnasta:

a. Toiminnalliset evästeet
Toiminnalliset evästeet tallentavat tietoja, jotka on jo syötetty (esim. käyttäjänimi, kielesi tai sijaintisi) ja tarjoavat käyttäjille parannettuja ja yksilöllisiä toimintoja. Tämäntyyppiset evästeet mahdollistavat myös pyydetyt toiminnot, kuten videoiden toistamisen. Kerätyt tiedot ovat anonymisoituja, eikä vierailujasi muilla verkkosivustoilla seurata.

b. Mieltymysevästeet
Mieltymysevästeiden avulla verkkosivusto voi muistaa tietoja, jotka muuttavat verkkosivuston toimintaa tai ulkonäköä, kuten valitsemasi kielen tai alueen, jolla olet.

c. Analyyttiset evästeet
Nämä evästeet auttavat meitä keräämään tietoa siitä, miten verkkosivustoamme käytetään. Ne tallentavat esimerkiksi vierailijoiden lukumäärän ja verkkoliikenteen alkuperän. Näiden tietojen avulla voimme arvioida verkkosivustomme suorituskykyä ja käynnistää parannuksia. Analyyttisten evästeiden avulla saamme selville, mitä sisältöjä avataan eniten ja mitä vähiten, esiintyykö virheviestejä ja miten käyttäjät liikkuvat verkkosivustollamme. Kerätyt tiedot ovat tiivistettyjä ja näin ollen anonyymejä. Niistä ei voi tunnistaa käyttäjiä. Käytämme näitä evästeitä vain BayWa r.e:n verkkosivuston suorituskyvyn ja siihen liittyvän käyttäjäkokemuksen jatkuvaan parantamiseen. Jos et hyväksy käyttötietojesi anonyymiä tallennusta, voit estää sen poistamalla evästeet käytöstä selaimellasi.

d. Markkinointievästeet
Markkinointievästeitä käytetään, jotta käyttäjille voidaan näyttää kohdennettuja, merkityksellisiä ja heidän kiinnostuksenkohteidensa mukaan räätälöityjä mainoksia. Lisäksi niitä käytetään tiettyjen kampanjoiden tehokkuuden arviointiin. Tämäntyyppiset evästeet havaitsevat, onko verkkosivustolla käyty vai ei. Niitä voidaan toimittaa eteenpäin kolmansille osapuolille. Evästeet, joiden avulla parannetaan kohderyhmien ja mainonnan kohdistamista, linkitetään usein kolmansien osapuolten tarjoamiin sivustotoimintoihin.

10.2. Nimenomaisesti käytössä olevat evästeet
Kullakin BayWa r.e:n verkkosivustolla nimenomaisesti käytössä olevat evästeet kuvataan kyseisellä verkkosivustolla. Kunkin verkkosivuston alatunnisteessa on linkki kuvaukseen ”Verkkosivuston tietojen seuranta ja opt-out”. Sieltä löytyvät myös linkit evästeiden käytöstä poistoa varten.

11. Diagnosointi, korjaus ja optimointi Sentryllä

11.1. Käsittelyn laajuus ja tarkoitus
Käytämme Sentry-palvelua (jonka tarjoaa Functional Software, Inc., jonka osoite on 1501 Mariposa St #408, San Francisco, CA 94107, USA) parantaaksemme palvelujemme teknistä suorituskykyä verkkosivustollamme valvomalla järjestelmän vakautta ja tunnistamalla koodivirheitä. Käyttäjätiedot, kuten laitetta koskevat tiedot ja virheaika, kerätään nimettöminä, eikä niitä yhdistetä muihin tietoihin. Kerätyt tiedot poistetaan, kun niiden keräämisen tarkoitus on saavutettu.

11.2. Tietojen tyypit
Jos virheitä lähetetään, seuraavat tiedot voidaan lähettää ja käsitellä:

IP-osoite (vain virheen teknistä lähetystä varten)
Selaimen tyyppi/versio
Käyttöjärjestelmä / käyttöjärjestelmän versio
Virheen pinojäljitys (stack trace) (missä ja miten virhe tapahtui)
Mahdollisesti yhteydenottolomakkeen teksti (jos yhteydenottolomakkeessa on virhe)

Ohjelmisto toimii yksinomaan Saksassa sijaitsevilla itseisännöidyillä palvelimilla. Käyttäjien henkilötietoja säilytetään vain siellä. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. novotegra ei arvioi tai tutki mitään tietoja mainontatarkoituksiin.

11.3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta
Käyttäjien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). On oikeutetun etumme mukaista parantaa palvelujemme teknistä suorituskykyä verkkosivustollamme valvomalla järjestelmän vakautta ja tunnistamalla koodivirheitä.

11.4. Säilytysajan pituus
Seuraavat henkilötiedot poistetaan välittömästi siirron jälkeen, koska niitä käytetään ainoastaan palvelimen ja asiakkaan väliseen tiedonsiirtoon:

IP-osoite

Seuraavia henkilötietoja säilytetään yllä mainittuun tarkoitukseen 90 päivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan pysyvästi:

Selaimen tyyppi/versio
Käyttöjärjestelmä / käyttöjärjestelmän versio
Virheen pinojäljitys (stack trace)
Teksti yhteydenottolomakkeesta

11.5. Vastustamisen mahdollisuus
Koska IP-osoitettasi ei tallenneta, emme voi enää määrittää tallennettujen tietojen olevan sinun tietojasi, joten yleensä tallennamme tiedot nimettöminä. Peruuttamisoikeus on näin ollen olemassa vain yksittäisissä tapauksissa, joissa olemme säilyttäneet henkilötietoja virheellisen yhteydenottolomakkeen sisältöön liittyen. Jos haluat käyttää käsittelynvastustamisoikeuttasi, ota yhteyttä osoitteessa: data-protection-officer(at)baywa-re.com.

12. Siirretäänkö henkilötietoja muihin maihin?

Tietoja siirretään kolmansiin maihin yksittäistapauksissa ja ainoastaan Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, vakiosopimuslausekkeiden, soveltuvien takeiden tai nimenomaisen hyväksyntäsi perusteella.

13. Mitä tietosuojaoikeuksia minulla on?

Sinulla on oikeus saada pääsy tallennettuihin tietoihisi, oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen, oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen, oikeus vastustaa tietojen käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja tehdä valitus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.

Oikeus saada pääsy tietoihin
Voit pyytää meiltä tietoa siitä, käsittelemmekö tietojasi ja missä laajuudessa niitä käsittelemme.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Jos tietosi, joita käsittelemme, ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit koska tahansa pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään niitä.

Oikeus tietojen poistamiseen
Voit pyytää meitä poistamaan tietosi, jos käsittelemme niitä lainvastaisesti tai jos käsittely loukkaa oikeutettuja tietosuojaan liittyviä etujasi kohtuuttomasti. Huomaa, että tietoja ei välttämättä voida poistaa välittömästi, esimerkiksi jos niihin sovelletaan lakisääteisiä säilytysvelvollisuuksia.
Riippumatta siitä, käytätkö oikeuttasi tietojen poistamiseen vai et, poistamme tietosi välittömästi ja kokonaan, kun mikään oikeustoimi tai lakisääteinen säilytysaika ei sitä estä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä seuraavissa tapauksissa:

kiistät tietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden
tietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat tietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
emme enää tarvitse tietoja määritettyyn tarkoitukseen, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi tai
olet vastustanut tietojen käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Voit vaatia meitä toimittamaan sinulle tiedot, jotka olet meille toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle meidän estämättämme, jos

käsittelemme kyseisiä tietoja antamasi ja peruutettavissa olevan suostumuksen nojalla tai välisemme sopimuksen täytäntöön panemiseksi, ja
käsittely suoritetaan automaattisesti.

Voit pyytää meitä siirtämään tietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos tämä on teknisesti mahdollista.

Vastustamisoikeus
Jos käsittelemme tietojasi oikeutettujen syiden vuoksi, voit vastustaa kyseistä tietojen käsittelyä milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella; tämä koskee myös oikeutettuihin syihin perustuvaa profilointia. Emme sen jälkeen enää käsittele tietojasi, paitsi jos voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Voit milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten esittämättä siihen syitä.

Oikeus tehdä valitus
Jos uskot, että rikomme tietojesi käsittelyssä Saksan tai EU:n tietosuojalainsäädäntöä, ota meihin yhteyttä kysymysten selvittämiseksi. Sinulla on luonnollisesti oikeus ottaa yhteyttä myös BayWa r.e:stä vastaavaan valvontaviranomaiseen eli Baijerin osavaltion tietosuojaviranomaiseen.

Jos haluat käyttää jotain edellä mainituista oikeuksistasi meitä vastaan, ota yhteyttä kohdassa 1 mainittuun tahoon. Epäselvissä tapauksissa saatamme pyytää sinulta lisätietoa henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

14. Olenko velvollinen antamaan tietoja?

Tietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme tehdä kanssasi sopimuksen ja panna sen täytäntöön. Jos et toimita meille näitä tietoja, meidän on tavallisesti evättävä sopimuksen tekeminen tai tilauksen toteuttaminen tai emme enää pysty toteuttamaan olemassa olevaa sopimusta, joka on näin ollen päätettävä. Et kuitenkaan ole velvollinen antamaan suostumustasi sellaisten tietojen käsittelyyn, jotka eivät ole sopimuksen täytäntöönpanon kannalta olennaisia tai oikeudellisesti tarpeen.